1.1 Firmaets navn og hjemsted:
SH Hydraulik A/S
Rørgangen 14
DK2690 Karlslunde

Tlf: +45 56 21 88 10
info@sh-hydraulik.dk
www.sh-hydraulik.dk

CVR/SE: 29011516

Bankforbindelse: Sydbank

1.2 Ejerforhold
Virksomheden ejes af fire selskaber.

1.3 Idegrundlag og ydelse:
Firmaets mål er at levere de aftalte ydelser til den aftalte tid i den aftalte kvalitet.

Firmaet tilbyder følgende ydelser inden for fagområdet hydrauliske systemer og komponenter:

  • Service, herunder fejlfinding på anlæg og komponent
  • Reparation af anlæg og komponent
  • Forebyggende vedligeholdelse
  • Ombygning og modernisering af eksisterende anlæg
  • Installation, montage og opstart af system
  • Nødservice

1.4 Ledelsessystemets formål og omfang:
Kvalitets- sikkerheds- og miljøsystemet, kaldet KSM-systemet er et ledelsesværktøj, der beskriver de processer og arbejdsopgaver som kræves for at opfylde firmaets mål og strategi, således at alle medarbejdere herigennem holdes instrueret om kundebetjening og firmaets mål og politikker.

1.5 Normer og standarder:
KSM-systemet er beskrevet så det overholder alle relevante krav i:

  • DS/ISO 9001:2008
  • DS/ISO 14001:2004
  • DS/OHSAS 18001:2008

Firmaet har derfor valgt at etablere og vedligeholde et kvalitets- sikkerheds- og miljøledelsessystem, som opfylder kravene i DS/ISO9001:2008, DS/ISO 14001 og DS/OHSAS18001. Systemet bliver pt ikke certificeret af akkrediteret selskab.

1.6 Daglige fokus:
Ledelsen vil løbende gøre alle ansatte opmærksom på vigtigheden af at efterleve KSM-systemet.

Eventuelle afvigelser rapporteres straks, og der foretages korrigeret handling, således at gentagelse forebygges, eventuelt også ved at gennemføre ændring i KSM-systemet.

2.1 Målsætning for kvalitet:
Firmaets kvalitetsmål er at alle kundeydelser leveres som aftalt med kunden, samt at videreudvikle og informere alle medarbejdere, så de altid er parat til at løse opgaverne til kundernes fulde tilfredshed.

Det målbare mål er: Ingen afvigelser på kundeydelser.

2.2 Målsætning for sikkerhed:
Firmaets mål for sikkerhed er at alt arbejde udføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt og at alle myndighedskrav efterleves. Specifikt for udearbejde skal kundernes forskrifter for sikkerhed overholdes.

Det målbare mål er: Ingen arbejdsulykker og ingen “tæt ved hændelser”.

2.3 Målsætning for miljø:
Firmaets målsætning for miljø er at minimere firmaets miljøpåvirkning ved at efterleve myndighedernes og kundernes krav, samt løbende vurdere om der findes metoder, midler eller processer med en mindre miljøpåvirkning.

Det målbare mål er: At reducere firmaets forbrug af energiresurser, samt håndtere affald med sigte på størst mulig genbrug og mindst mulig deponering.

2.4 Opfølgning på målene:
Alle mål skal vurderes og eventuelt ændres i forbindelse med ledelsens evaluering

3.1 Politik for kvalitet:
Det er firmaets politik, at intet arbejde påbegyndes før der foreligger en aftale med kunden, der beskriver arbejdets omfang og tidsfrister.

For firmaets faste kunder tilstræbes det at aftale kontrakter, der beskriver betingelserne for firmaets ydelser.

En eventuel afvigelse fra firmaets kvalitetsmål, skal straks rapporteres på afvigelsesrapport og korrigerende handling gennemføres.

3.2 Politik for sikkerhed:
Det er firmaets politik hele tiden at holde fokus på, at sikkerheden for gennemførelse af et arbejde er i orden, samt at kundens sikkerhedskrav efterleves.

Det er ligeledes firmaets politik at instruere medarbejderne i brugen af de personlige værnemidler, samt sikre at de nødvendige nødforanstaltninger er til rådighed, hvis uheldet skulle ske.

En arbejdsulykke skal straks indberettes til Arbejdstilsynet. Ligeledes skal der etableres foranstaltninger, som hindrer en gentagelse. På følgende hjemmeside kan indberetningen ske:

Anmeldelse af arbejdsulykke

En “tæt ved hændelse” skal straks rapporteres på afvigelsesrapport, og der skal foretages handlinger, der sikrer imod gentagelse af hændelsen.

3.3 Politik for miljø:
Det er firmaets politik at registrere de væsentlige miljøpåvirkninger ved løbende at måle og vurdere på energiforbruget, mængden af affald til genbrug og andet affald. Ligeledes skal brugen af farlige kemikalier vurderes i relation til, om der findes brugbare alternativer, som påvirker miljøet mindre.

4.1 Ansvar og beføjelser:
Ledere og øvrige medarbejdere har ansvar og beføjelse til at varetage aktiviteter inden for den enkeltes ansvarsområde, som er fastlagt i funktionsbeskrivelse for den enkelte.

Palle Steenberg har det overordnede ansvar for KSM-systemet. Dette ansvar omfatter:

  • fastlæggelse og udarbejdelse af mål og politikker for kvalitet, sikkerhed og miljø
  • sikring af KSM-systemets effektivitet, udvikling og vedligeholdelse
  • kommunikation om vigtigheden af at opfylde såvel kundekrav som myndighedskrav vedrørende kvalitet, sikkerhed og miljø
  • fastlæggelse af kundekrav forud for arbejdets igangsættelse med det formål at minimere afvigelser og styrke kundetilfredsheden
  • synliggørelse og implementering af mål og politikker i firmaet
  • sikring af tilstrækkelige resurser for at opnå kundetilfredhed
  • styring af KSM-systemets dokumenter
  • sikre at der gennemføres årlige interne audits, samt at der sker korrigerende handling ved eventuelle afvigelser

4.2 Fagpersonale:
Firmaet beskæftiger kvalificeret faguddannet personale til samtlige opgaver i relation til KSM-systemet. Personalet har løbende gennemgået den nødvendige efteruddannelse.

For medarbejdere der har et specielt ansvar for sikkerhed og miljøforhold gælder, at vedkommende skal have gennemført relevant uddannelse og træning.

Nye medarbejdere skal ofres tilstrækkelig opmærksomhed så de kan udføre arbejde i relation til KSM-systemet.

Firmaet opretholder et personalestamkort for hver enkelt medarbejder, hvor alle relevante kvalifikationer og kompetencer er registreret

5.1 Intern audit:
Der foretages intern audit hvert år af samtlige medarbejdere. Audit gennemføres i samarbejde med ekstern konsulent med erfaring inden for auditering og evaluering af kvalitets-, sikkerheds- og miljøledelsessystemer.

Der udarbejdes auditrapport, og eventuelle afvigelser dokumenteres på afvigelsesrapport. Firmaet foretager straks korrigerende handling på en eventuel afvigelse. Afhængig af afvigelsens karakter foretages der opfølgende audit.

5.2 Ledelsens evaluering:
Der gennemføres Ledelsens evaluering en gang årligt. Evalueringen gennemføres i samarbejde med ekstern konsulent med erfaring inden for auditering og evaluering af kvalitets-, sikkerheds- og miljøledelsessystemer.

Ledelsens evaluering skal mindst indeholde følgende punkter:

  • Gennemgang af afvigelsesrapporter siden sidste evaluering, samt beslutte om de disse skal give anledning til ændringer i KSM-systemet
  • Gennemgang af sikkerhedsmæssige forhold herunder “tæt på hendelser” og sygefravær siden sidste evaluering, samt beslutte om de allerede besluttede korrigerede handlinger er tilstrækkelige, eller der skal ske ændringer i KSM-systemet.
  • Behandling af forslag til forebyggende handlinger
  • Gennemgang af firmaets miljøpåvirkning, samt vurdere tiltag for at minimere påvirkningen af miljøet.
  • Kundetilbagemeldinger i relation til opfyldelse af kundekrav
  • Samarbejdet med underleverandører og samarbejdspartnere
  • Resursebehov som mandskab, værktøj, plads
  • Vurdering af KSM-systemets mål og politikker for kvalitet, sikkerhed og miljø fortsat er gyldige
  • Vurdering af KSM-systemets fortsatte egnethed

Evalueringen dokumenteres i evalueringsrapport og munder ud i handlingsplan for det næste år. Handlingsplanen skal beskrive emner, hvis sigte er løbende at forbedre KSM-systemet.

6.1 Dokumenter tilhørende KSM-systemet:
Nye og reviderede dokumenter godkendes og registreres ved at føje dem ind i den originale håndbog. Ændringer i reviderede dokumenter markeres med gul baggrund.

Udgåede dokumenter opbevares i den originale håndbog og markeres som udgået ved overstregning og signatur.

Den originale håndbog opbevares på firmaets kontor. Der opretholdes kopi af nyeste version håndbog på værkstedet og i samtlige servicebiler.

6.2 Øvrige dokumenter:
Det er ledelsens ansvar at sikre sidste nye version DS/ISO 9001, DS/ISO 14001, og DS/OHSAS 18001. Disse normer er en del af håndbogen.

Det er ligeledes ledelsens ansvar, at de love og bestemmelser, der er nævnt i KSM-systemets afsnit 11, findes i nyeste version på firmaets kontor.

Til alle kemikalier og mærkede stoffer er det ledelsens ansvar, at der findes anvendelsesanvisninger til disse produkter, og at disse anvisninger er implementeret og til rådighed for medarbejderne.

7.1 Behovsafklaring med kunden:
Enhver ydelse skal bygge på en grundig kortlægning af kundens ønsker og behov. Ligeledes skal krav, der ikke er udtrykt af kunden, men er nødvendig for levering af en lov- og kvalitetsmæssig ydelse, medtages i tilbud til kunden.

7.2 Dimensionering:
I forbindelse med ydelser, der omfatter om- og opbygning af et hydraulisk system, skal der forud for tilbudsgivning foretages beregninger, der sikrer korrekt dimensionering, så det leverede kan opfylde kundens specifikationer og forventninger til det leverede.

7.3 Tilbudsgivning:
Hovedreglen er, at der skal afgives et skriftligt tilbud til kunden forud for påbegyndelse af arbejdet. Et tilbud skal som minimum indeholde:

  • Specifikationer på den tilbudte ydelse sat i relation til kundens ønsker og krav
  • Termin for gennemførelse af arbejdet
  • Specifikationer af, hvad kunden skal levere af udrustning og hjælpeudstyr
  • Pris og betalingsbetingelser
  • Eventuelle ydelser efter leveringen

7.4 Kommunikation med kunden:
Alle henvendelser fra kunden besvares som hovedregel mundtligt. Ønsker kunden i forløbet en ændring, skal der straks aftales betingelserne for gennemførelse af en sådan ændring.

En eventuel kundeklage skal straks rapporteres på afvigelsesrapport, som straks behandles. Der gennemføres korrigerende handling, så uoverensstemmelsen med kunden bliver afklaret.

7.5 Kunden i centrum:
Arbejdet med at opfylde kundens ønsker og behov skal altid tage udgangspunkt i kundens situation. Firmaet vil altid bestræbe sig på at levere den aftalte ydelse til den aftalte tid, samt reagere hurtigt og effektivt på kundehenvendelser.

7.6 Kundetilfredshed:
I forbindelse med ledelsens evaluering gennemgås tilbagemeldinger fra kunderne. Det skal vurderes om kundetilbagemeldingerne skal give anledning til ændringer i måden, kundebetjeningen sker på.

8.1 Leverandørgodkendelse:
Alle væsentlige underleverandører skal godkendes forud for et indkøb for at sikre, at de indkøbte produkter og ydelser vil leve op til de specificerede indkøbskrav.

Firmaet registrerer alle væsentlige underleverandører og disse vurderes i forbindelse med ledelsens evaluering.

8.2 Outsourcing:
Her drejer det sig om, at hele eller dele af firmaets aftalte ydelser med en kunde, overdrages til en godkendt samarbejdspartner.

Firmaet skal sikre sig, at en samarbejdspartner kan efterleve kravene i KSM-systemet samt kundens krav. Der gennemføres audit hos en samarbejdspartner forud for indgåelse af aftale, samt hvert andet år, eller efter behov.

Firmaet registrerer alle samarbejdspartnere og disse vurderes i forbindelse med ledelsens evaluering.

8.3 Indkøb:
Alle indkøb i forbindelse med kundeydelser skal på rekvisition og indeholde alle specificerede krav til ydelsen, samt pris, leveringssted og leveringstid.

Indkøbsordre afgives på basis af tilbud fra underleverandøren.

Indkøb af outsourcing skal, på baggrund af aftale med kunde og samarbejdspartner, ske skriftligt.

9.1 Afvigelser og kundeklager:
Alle afvigelser og kundeklager skal rapporteres på Afvigelsesrapport og straks behandles. Der skal foretages korrigerende handlinger, der vil forhindre en gentagelse.

Alle afvigelser og kundeklager efterbehandles i forbindelse med ledelsens evaluering.

9.2 Korrigerende handlinger:
I forbindelse med afvigelse og kundeklage skal der gennemføres korrigerende handlinger, der skal modsvare afvigelsens eller kundeklagens størrelse og skal stå i rimeligt forhold til risiko for gentagelse.

Korrigerende handlinger skal gennemføres i samarbejde med de medarbejdere, der har været medvirkende til afvigelsen eller kundeklagen.

Alle korrigerende handlinger skal behandles i forbindelse med ledelsens evaluering, og eventuelt medføre ændringer i KSM-systemet.

9.3 Forebyggende handlinger:
Alle i firmaet har pligt til at gøre opmærksom på forhold, der kan forbedre KSM-systemets effektivitet og forebygge afvigelser og kundeklager.

Forslag til forebyggende handlinger rapporteres og behandles senest i forbindelse med ledelsens evaluering.

10.1 Udstyr
Arbejdslokaler, herunder servicebiler, skal generelt være renholdte og ryddelige, så arbejdet kan udføres i henhold til de fastlagte krav i KSM-systemet.
Maskiner, værktøj og måleudstyr er til rådighed, så arbejdet kan udføres fagligt, håndværksmæssigt og sikkerhedsmæssigt korrekt.

Alt El-værktøj og el-udrustning efterses og vedligeholdes af autoriseret el-installatør. Udstyrer i servicebilerne efterses og vedligeholdes hvert halve år. Udstyret på værkstedet hvert år.

I det omfang målinger skal dokumenteres, skal disse målinger foretages med kalibreret udstyr.

Udstyr der kræver vedligeholdelse eller kalibrering, mærkes, registreres og vedligeholdes/kalibreres med passende fastlagte intervaller. Status på udstyret skal fremgå af mærkningen.

I det omfang vedligeholdelse er et lovkrav, tegnes en vedligeholdelsesaftale med autoriseret virksomhed.

Kalibreringen sker med sporbarhed til internationale normer eller andet dokumenteret kalibreringsgrundlag.

Udstyr opbevares og håndteres på en sådan måde, at forringelse og beskadigelse undgås og kapabiliteten/nøjagtigheden er sikret.

Måleudstyr, der kun anvendes til ikke dokumenterbare målinger, mærkes med blå farve.

10.2 Risikovurdering
Før der tages maskiner eller tekniske hjælpemidler i brug, skal det sikres, at dette kan ske uden risiko for de ansatte.

Den der laver risikovurdering skal kende maskinen og de arbejdsopgaver den skal anvendes til, og vurdere risikoen for at den kan forårsage skader, og om det er muligt at minimere risikoen.

11.1 Overordnet:
For at sikre at love og bestemmelser er synlige og tilgængelige for alle i firmaet, er nedenstående skema en oversigt over relevante bestemmelser i forbindelse med SH-Hydrauliks aktiviteter.

De nyeste versioner opbevares på firmaets kontor tilgængelig for alle medarbejdere.

11.2 Skema over love og bestemmelser:

 Bestemmelsen  Version
Bekendtgørelse om lov om arbejdsmiljø
Bekendtgørelse af lov om miljøbeskyttelsesloven
Maskinsikkerhed – Sikkerhedskrav til hydrauliske og pneumatiske systemer og komponenter
Maskindirektivet
EMC-direktivet
Lavspændingsdirektivet
Trykbærende udstyr
Hydrauliske systemer
LBK nr. 268 af 18/03/2005
LBK nr. 1757 af 22/12/2006
DS/EN 982 + A1:2008
2006/42/EF
2004/108/EF
2006/95/EF
97/23/EF
DS/EN 982